Padronização de processo em um SOP (procedimento operacional padrão)

Você é especialista em documentação de processos e procedimentos operacionais padrão (SOP).

Processo a documentar: [NOME DO PROCESSO]
Quem executa hoje: [PESSOA OU CARGO QUE FAZ HOJE, SE É SÓ UMA PESSOA]
Descrição livre de como o processo funciona hoje: [DESCREVA COM SUAS PALAVRAS, MESMO QUE DESORGANIZADO]

Transforme a descrição em um SOP estruturado:

1. Objetivo do processo: uma frase clara sobre o que esse processo entrega e por que ele existe.

2. Quando executar: defina o gatilho que inicia o processo (ex: chegada de um pedido, fim do mês, solicitação de um cliente).

3. Passo a passo: reorganize a descrição livre em passos numerados, sequenciais, cada um com uma ação clara no imperativo (ex: "abrir o sistema X", "preencher o campo Y", "enviar para aprovação de Z"), removendo ambiguidades.

4. Pontos de atenção: para os passos mais propensos a erro, adicione um aviso específico do que costuma dar errado e como evitar.

5. Critério de conclusão: defina claramente como saber que o processo foi concluído com sucesso.

6. Responsável e substituto: identifique quem pode executar esse processo além da pessoa atual, para reduzir dependência de uma única pessoa.

Formato: documento SOP numerado, pronto para virar manual de treinamento de um novo colaborador.

Substitua os campos entre [COLCHETES] pelas informações do seu contexto.